こんにちは。今年も残り少なくなりました。日中は日差しがでて暖かい時もありますが、朝晩は気温がグッと下がりますよね。最近、布団乾燥機を購入しまして、暖かい布団の中で眠ると眠りが深くなり、睡眠の質が上がったような気がしています。風邪も流行っていますので十分な睡眠、ビタミンの多い食材をとる、マスクや加湿器を利用して喉の乾燥を守るなど体調管理に気を付けていきましょう。
さて当リワークには、復職の準備として報連相とコミュニケーションを実践するオフィスプログラムがございます。報連相とは一体何でしょうか?ビジネスマナーの基本で報告・連絡・相談のこと、それがないと仕事がうまく回らないんでしょ…まではご存知の方が多いと思います。知識としては分かっているけど、多忙な業務や職場の人間関係でなかなか実践は難しいよね…と諦めている方も多いのではないでしょうか。今日は、必要だけれどなかなか実行に移すのが難しい報・連・相のポイントをまとめてみました。

報・連・相とは
報連相の違いを辞書(大辞泉)で調べると次のよう書かれています。
【報告】ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること。また、その内容。
【連絡】情報などを互いに知らせること。また、その通知。
【相談】問題の解決のために話し合ったり、他人の意見を聞いたりすること。また、その話し合い。

報告と連絡の違いが、分かりにくいかと思いますが【報告】の相手は上司など上下関係にある人、【連絡】の相手は同僚や他部署、社外の取引先など情報共有しておくべき人が中心となります。

報・連・相の困った!
【報・連・相】の中で一番実践しやすいのはどれでしょうか。【報告】と【連絡】はついつい面倒になってしまうけど【相談】は自分の問題解決になるから話しかけやすい人にしばしば相談にのってもらっていますという方も多いのではないでしょうか。ただ今回の困りごとが、いつも不機嫌で話しかけにくいあの人しか分からない場合…どうしますか? あの人に聞いたら問題解決になるのに→ でも怖くて話しかけられない→ 問題が解決しない→ 仕事が滞っている→ 困った …で負のループに巻き込まれるなんてケースもありますよね。
一方相談を持ちかけられた相手の立場になったらどうでしょう。仕事の進め方、職場の人間関係の距離の取り方も様々です。仕事は自己責任なので必要最低限しか教えるつもりがない人、多忙で相談にのる余裕がない人、一緒に考えましょうと自分の仕事を後回しにして親身になって相談にのってくれる人など、人それぞれ様々な状況と考え方で仕事をしているので、依頼者が100%満足のいく解決方法が得られることは難しいでしょう。適切な【報・連・相】の使い方を知ると困難な状況を改善することができ、自分を守ってくれます。報連相をこまめにしていてもうまくいかないこともあります。そんな時は報連相が自分本位のものとなっていないか、ちょっと考えてみましょう。

報・連・相を上手に使うには
【報告】は、相手が知りたいことを、相手の知りたいタイミングで伝えることが大切です。
上司がある任務を部下に与えた場合、部下の報告がまったくないと上司の心理としては、「あの部下はいったい何をしているのか?指示したことをちゃんとやっているのか?」と不安になります。上司は仕事を部下に任せながらも進捗が気になり、問題点が起きていないか常に心配になります。上司の必要とするタイミングに知りたい情報を部下が報告することで、上司は安心します。部下の状況を把握できていれば今後の方向性を示したり、問題が起きれば迅速に解決策を練るなどサポートができるからです。
【連絡】の基本は気配りです。相手の心情を察して、こまめに連絡することです。
「これを伝えておいたらみんなの仕事がやりやすいだろう。」「あの人はこれを知らないと仕事が進まないな。」など常に周囲へアンテナをはっておくことがビジネスには必要です。まめな連絡は面倒ですが、細かな気配りが仕事を円滑にし、周囲のサポートにもなるため結果的に高い信頼を築けます。
【相談】で大切なのは、事実と自分の意見(感情)を整理して伝えることです。
相談は主として自分の抱えている問題を解決するために行います。また、こうなりたい、目標はこうであるのに力が足りないなど目標と現状とのギャップを埋めたい時なども相談します。自分に力が足りないときに相手の知恵を借りる行動が相談です。相手の時間を割いて相談にのってもらうため相手への配慮が必要です。事実と自分の意見がごちゃまぜになった説明では、相手に相談内容を整理させる手間と時間をかけてしまう事になってしまいます。相談にのってもらうタイミングや相談内容(何についての相談か、今どんな状況なのか、自分はどんな考えを持っているのか等)を整理してから臨むと問題解決がスムーズになります。

報・連・相は誰のため?
周囲の協力が得られずどうして自分だけが冷たくされるのか…と落ち込んでしまうときもありますが、落ち込んだ気持ちは気の許せる友人や家族に愚痴る、楽しいテレビや映画を観る、美味しいもの食べる、趣味に没頭する、ひたすら寝るなど自分なりのストレス解消法を実行し早めに発散させましょう。
思い通りにいかない状況を少しでも改善するためは、気配りとコミュニケーション力を取り入れた適切な報連相が必要となってきます。自分を守るためには、相手のサポートが必要です。相手に協力してもらうためには必ず相手の状況や考え方を想像してどうしたら相手と良好な関係をとりながら助け舟を出してもらえるかを考え実行することが大切です。そうすることで、仕事のトラブルを回避したり、業務が円滑に進んだり、人間関係も良好になっていきます。コミュニケーションが活発な職場は人間関係も良好となり結果的に会社の業績アップにもつながることと思います。報連相は、結局は自分のためでもあり、相手のためでもあり、会社みんなのためにあるのではないでしょうか。

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三田こころの健康クリニック新宿(精神科・心療内科)
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